Tugas Tugas Sekretaris

Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan ke dalam 8 macam yakni sbb :

1.Tugas–tugas rutin, yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus. Misalnya tugas membuka surat, menerima tamu, menyimpan surat/arsip, menerima telepon, menyusun dan membuat jadwal pimpinan.

2.Tugas-tugas khusus, yaitu tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya. Tugas tersebut diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan kerahasiaan tugas. Misalnya mengonsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat-surat rahasia, menyusun acara pertemuan bisnis, pembelian kado/cinderamata, mengurus perjalanan bisnis /dinas pimpinan dan sebagainya.

3.Tugas-tugas istimewa, yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan antara lain:

• Merapihkan letak alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan

• Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya

• Bersama-sama / mewakili sesorang menerima sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya

• Mengingatkan pimpinan membayar iuran / asuransi dari suatu badan

• Memeriksa hasil pengumpulan dana/uang atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan

• Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis

• Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki /penambahan alat-alat dan sarana kantor.

4.Tugas Resepsionis, yaitu tugas sebagai penerima tamu , antara lain :

• Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon

• Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan

• Mencatat janji-janji untuk pimpinan

• Menyusun kerja sehari-hari pimpinan

5.Tugas Keuangan, yaitu tugas mengelola keuangan, antara lain :

• Menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank, misalnya penyampaian/ penyimpanan uang di bank

• Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan

• Mengurus kas kecil, yaitu mencatat dan menyediakan dana untuk pengeluaran rutin sehari-hari yang jumlahnya relatif kecil.

6.Tugas Sosial, yaitu tugas amal dan kemasyarakatan, antara lain :

• Mengurus rumah tangga kantor pimpinan

• Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor beserta pengurusan undangan

• Menyumbang untuk amal, bakti sosial

7.Tugas Insidental, yaitu tugas yang dilaksanakan pada waktu dan kedaan tertentu, antara lain :

• Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan

• Membuat ikhtisar dari berita atau karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan

• Mengoreksi bahan cetakan seperti brosur, undangan, prospectus, formulir dan daftar yang dikonsep pimpinan

• Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan

• Membantu penerbitan intern organisasi

8.Tugas-tugas dalam Business Meeting, yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu pertemuan bisnis. Agar pertemuan dapat membawa hasil maka pedomannya yaitu :

• Waktu dan tempat harus dipastikan

• Makan dan minum disediakan

• Sediakan kertas kerja, brosur dan alat tulis

• Waktu pertemuan hendaknya diatur bebas dari acara-acara lain

• Jadwal pertemuan diatur secara baik agar pertemuan membawa kesan yang menyenangkan

• Pilihlah hari yang tepat, misalnya antara hari Selasa, Rabu dan Kamis.